Archivlager

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SelfStorage genutzt als Archivlager

Selfstorage ist eine Lagerart, mit der Unternehmen oder Privatleute ihre Dinge extern aufbewahren können. Gewerblich oder privat kommen schnell Dinge zusammen, die intern nicht ständig verfügbar sein müssen oder für die kein Platz mehr vorhanden ist. Archive sind bei längerer Betriebstätigkeit schnell voll. Hier kommen Selfstorage-Archivlager ins Spiel, die eine effiziente und kostengünstige Alternative zur Aufbewahrung der Materialien darstellen.

Einsatzbereiche

Selfstorage-Lösungen kommen dort zum Einsatz, wo Gewerbe oder Privatleute flexible Lager mit nicht zu großem Flächenbedarf benötigen. Eine Alternative wäre es, ganze Hallen oder Flächen in Gewerbegebieten zu mieten, was jedoch für viele Kunden keine optimale oder wirtschaftlich sinnvolle Lösung darstellt.

Archive und andere Lagermöglichkeiten lassen sich schon ab einer kleinen Grundfläche mieten. Damit lassen sich verschiedene Bedarfe der Einlagerung abdecken. Die Einlagerung im Selfstorage-Archiv übernehmen die Kunden als Mieter meist selbst.

Nutzung

Es existieren verschiedene Motive für die Archivlagerung. Ebenso lassen sich Archive auf verschiedene Weisen anlegen und pflegen. Grundsätzlich ist zwischen aktiven, passiven und historischen Archiven zu unterscheiden.

Aktive Archive benötigen einen einfachen Zugriff auf die darin archivierten Akten und Dokumente. Wer ein aktives Archiv betreibt, bewirtschaftet dieses meist regelmäßig und ist daher auf eine gute Zugänglichkeit angewiesen. Ein häufiger Grund für das Anlegen eines solchen Archivs ist die Ausweitung des Arbeitsplatzes. Wichtig ist hier, dass sämtliche Akten jederzeit erreichbar und griffbereit sind. Beispielsweise müssen hier Durchgänge gegeben sein, damit Kunden an alle Materialien gelangen, mit denen sie regelmäßig arbeiten.

Passive Archive stellen hingegen geschlossene Archive dar. Diese sind in der Regel bereits vollständig, sodass keine weiteren Akten oder andere Materialien mehr dazukommen. Meist ist hier kein regelmäßiger Zugriff erforderlich, da die dort archivierten Akten ruhen. Ein häufiger Grund für das Anlegen passiver Archive sind die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Je nach Dokument können Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren vorliegen. Bei betroffenen Unternehmen kann die Einlagerung höhere Fixkosten verursachen. Externe Selfstorage-Archiven ermöglichen es Unternehmern, den Platz im eigenen Betrieb sinnvoller zu nutzen.

Unabhängig von der Aufbewahrungspflicht gibt es noch die Archivform des historischen Archivs. Für Unternehmer können solche Archive wichtig sein, wenn etwa Unterlagen der Gründung oder historische Verträge aufzubewahren sind. Materialien in historischen Archiven können auch von ideellem Wert sein. Bei solchen dauerhaft genutzten Archiven spielt insbesondere ein gutes Raumklima eine Rolle, da die historischen Materialien lange in gutem Zustand bleiben sollen.

Aufbewahrung

Gerade für Akten, die im gewerblichen Bereich anfallen, sieht der Gesetzgeber bestimmte Aufbewahrungsfristen vor. Diese gehören zu den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung und sind für Firmen und Unternehmer von hoher Bedeutung. Externe Lager tragen dazu bei, sämtliche relevanten Materialien sicher und gut zugänglich aufzubewahren.

Gerade im Bereich der Archivierung sind oftmals zusätzliche Lagerflächen erforderlich, da die bisherigen Archive bereits überfüllt sind. Für Geschäftsleute, Unternehmen und andere Gewerbetreibenden ist ein Selfstorage-Archiv eine attraktive Möglichkeit, wenn die Lagermöglichkeiten des eigenen Büros ausgeschöpft sind. Akten und ganze Archive können Firmen oder auch Privatleute in externen Archiven sicher und flexibel aufbewahren. Dies entlastet das eigene Büro, Haus oder Unternehmen und schafft neue Einlagerungsflächen.

Sicherheit

Selfstorage als Lager-Konzept fand zunächst im amerikanischen Raum Verbreitung. War es in Deutschland zunächst lange kaum bekannt, nimmt der Verbreitungsgrad seit etwa 15 Jahren zu. Es gibt eine Definition des Verbands deutscher Self Storage Unternehmen e.V. wonach Selfstorage das Selbst-Einlagern von Dingen durch Privatleute oder Betrieben in gemieteten Einheiten bezeichnet. Kunden mieten individuell verschiedene Lager, die sich zudem zu flexiblen Zeiten mieten lassen.

Die Mietlager sind sichere und abschließbare Räume. Hier gibt es eine große Vielfalt, die von Containern bis zu vollständigen, klimatisierten Lagereinheiten reicht. Der Verbrand sieht bestimmte Kriterien vor, die in der Lagereinheit erfüllt sein müssen. Neben der Abschließbarkeit spielen etwa Sichtschutz und eine bequeme Zugänglichkeit eine wichtige Rolle.

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